Top 10 Best Gmail Tips and Tricks- जीमेल यानी गूगल की ईमेल सर्विस जिसका सबसे ज्यादा इस्तेमाल आज के डिजिटल समय में हो रहा है। वर्तमान में मिलने वाले अधिकतर एंड्रॉयड स्मार्टफोन के इस्तेमाल के लिए एक गूगल की ईमेल की जरूरत होती ही है।
बहुत कम ही ऐसे एंड्रॉयड स्मार्टफोन हैं जो बिना Gmail के चलते हो। जीमेल स्मार्टफोन के लिए तो जरूरी है ही, इसका प्रयोग हम सभी ईमेल कम्युनिकेशन में भी लगातार करते हैं।
Gmail गूगल की ही नहीं विश्व की पॉपुलर और सबसे ज्यादा उपयोग की जाने वाली ईमेल सर्विस है। जीमेल (Gmail Tips and Tricks) के माध्यम से रोजाना लाखों की संख्या में ईमेल भेजी जाती है।
इसी Gmail में एक यूजर को कई बेहतरीन फीचर्स मिलते हैं। लेकिन अधिकतर लोगों को जीमेल के इन बेहद जरूरी और स्मार्ट फीचर की जानकारी नहीं है।
Top 10 Best Gmail Tips and Tricks Use in 2025- समय बचाने के लिए अपनाएं Gmail की बेस्ट और स्मार्ट ट्रिक्स
काम को आसान बनाने वाले Gmail के स्मार्ट तरीके
जीमेल के इस्तेमाल के कुछ तरीके तो सभी यूजर को पता होते हैं, लेकिन Gmail में ही कई फीचर्स मौजूद हैं जिससे हम अपने काम को और भी आसान और स्मार्ट तरीके से पूरा कर सकते हैं।
इस पोस्ट में हम जीमेल के कुछ बेहद जरूरी और स्मार्ट तरीकों (Gmail Tips and Tricks) के अलावा कुछ टिप्स शेयर कर रहे हैं। इससे आप अपने काम को बड़ी ही आसानी और एफिशिएंसी के साथ पूरा कर सकते हैं।
Email Schedule Option
कभी कभी हमें कोई ईमेल दूसरी डेट पर भेजना होता है और हम उस दिन छुट्टी पर होते हैं या अपने साथ लैपटॉप ले जाना भूल जाते हैं। ऐसे में जीमेल के इस फीचर का इस्तेमाल करके ईमेल को किसी भी डेट के लिए शेड्यूल किया जा सकता है।
कैसे करें यूज: सबसे पहले नए ईमेल सेंड करने के लिए Compose पर क्लिक करें। उसके बाद सारी डिटेल फिल करने के बाद Send बटन के बगल में ही दिए गए Down Arrow पर क्लिक करें।
यहां आपको Schedule Send का ऑप्शन दिखेगा। उस पर क्लिक करने पर डेट और टाइम सेट करने का ऑप्शन दिखता है। यहां से आप डेट और टाइम सेलेक्ट कर सकते हैं। आपके द्वारा सेलेक्ट डेट पर ईमेल ऑटोमैटिक सेंड हो जाता है।
Labels
यह जीमेल की काफी अच्छी सेटिंग है। लेबल्स के जरिए आप अलग अलग यूजर और काम के हिसाब से कई लेबल्स क्रिएट कर सकते हैं। इसमें एक बार लेबल्स सेट करने के बाद ईमेल उसी फोल्डर या लेबल में ही आती हैं।
Labels के माध्यम से आप अपने क्लाइंट्स, सोशल मीडिया अकाउंट्स, शॉपिंग रिलेटेड ईमेल, प्रमोशनल ईमेल को अलग अलग कर सकते हैं।
कैसे यूज करें: नए लेबल को क्रिएट करने के लिए आप Gmail को ओपन करें। यहां लेफ्ट साइड में नीचे एक ऑप्शन Labels दिखाई देता है। सामने दिए प्लस आइकन पर क्लिक कीजिए।
उसके बाद नए लेबल का नाम एड कीजिए। आप चाहें तो लेबल को किसी फोल्डर के अंडर में भी एड कर सकते हैं।अपनी जरूरत के हिसाब से एक Gmail अकाउंट में कई लेबल्स को क्रिएट किया जा सकता है।
Email Undo Option
कई बार ईमेल भेजते समय हमसे कुछ गलती हो जाती है। ऐसे में हम ईमेल को undo भी कर सकते हैं। हालांकि जीमेल का यह फीचर कुछ सेकंड्स के लिए ही काम करता है। लेकिन फिर भी गलत ईमेल (Gmail Tips and Tricks) को Undo करने का यह फीचर काफी अच्छा माना जाता है।
कैसे यूज करें: सबसे पहले सेटिंग आइकन पर क्लिक करें। इसके बाद see all settings पर जाए। अब आपके सामने Gmail की कई सेटिंग्स दिखाई देंगी। General टैब में हो Undo Send ka एक ऑप्शन दिखेगा।
उसके सामने आप 5 सेकंड से 30 सेकंड का टाइम सेट कर दीजिए। फिर सबसे नीचे आकर Save Changes पर क्लिक करना ना भूलें। अब आप किसी भी ईमेल को 30 सेकेंड के अंदर Undo कर सकते हैं। 30 सेकेंड का यह फीचर कई बार आपको बड़ी परेशानी से बचा सकता है।
Clear Promotional Emails
हम सभी अपनी ईमेल का इस्तेमाल सोशल मीडिया वेबसाइट के साथ शॉपिंग करने, टिकट बुक करने और अलग अलग वेबसाइट्स आदि में करते हैं। ऐसे में एक बार ईमेल फिल करने के बाद हम तो अपना काम पूरा कर लेते हैं।
लेकिन इन कंपनियों के प्रमोशनल ईमेल से हमारा इनबॉक्स लगातार भरता रहता है। ऐसे में इनको डिलीट करना बहुत जरूरी हो जाता है। इसके लिए भी Gmail में ऑप्शन मौजूद है।
कैसे करें यूज: जीमेल (Best Gmail Tips and Tricks) ओपन करने पर आपको एक सर्च बार दिखाई देगा। वहां पर Unsubscribe टाइप करें। उसके बाद स्पेस देने पर तुरंत ही “Has Attatchment” , “Last 7 days” और कई ऑप्शन देखने को मिलते हैं। आप अपनी सुविधानुसार किसी को भी सेलेक्ट करके enter कीजिए।
आपके सामने वे सभी ईमेल लिस्ट आ जाएंगी जो आपने सेलेक्ट किया है। इसके बाद आप उनको एक साथ डिलीट कर सकते हैं। इसके अलावा आप फिल्टर का ऑप्शन भी इस्तेमाल करके प्रमोशनल ईमेल को डिलीट कर सकते हैं।
Avtivate Gmail Confidential Mode
जीमेल में एक एक़ बेहतरीन सिक्योरिटी फीचर भी मौजूद है। जो शायद ही अधिकतर लोगों को पता हो। इसे Gmail Confidential Mode कहते हैं। इस फीचर के एक्टिव होने पर कई तरह की प्राइवेट और कॉन्फिडेंशियल जानकारी को शेयर करने से बचाया जा सकता है।
इस फीचर में ईमेल फॉरवर्ड करने, मैसेज डाउनलोड या प्रिंट करने और अटैचमेंट का ऑप्शन नहीं दिखाई देता। गूगल इस सेटिंग में कई सुविधाएं देता है। इसमें से कुछ मुख्य हैं –
- मैसेज सेंड करने के साथ ऑटोमैटिक डिलीट होने की डेट को सेट किया जा सकता है।
- मेल को ओपन करने का एक निश्चित टाइम सेट किया जा सकता है।
- ईमेल को ओपन करने के लिए पासवर्ड या ओटीपी भी इस फीचर में सेट किया जा सकता है।
Google की यह सेटिंग बड़ी कंपनियों या किसी डोमेन के लिए एक्टिवेट किया जाता है। यह सुविधा अधिकतर फाइनेंशियल डेटा सेंड करने वाली कंपनियां इस्तेमाल करती हैं।
इससे एक यूजर का डेटा दूसरे यूजर तक नहीं जाता। यदि कोई ईमेल गलती (Gmail Tips and Tricks) से दूसरे यूजर के पास चली भी जाती है तो कॉन्फिडेंशियल मोड इनेबल होने की वजह मेल पासवर्ड प्रोटेक्टेड रहती हैं या कुछ समय के बाद अपने आप डिलीट हो जाती हैं।
कैसे यूज करें कॉन्फिडेंशियल मोड: Gmail Confidential Mode को एक्टिवेट करने के लिए आपके पास एडमिन कंसोल का एक्सेस होना चाहिए। एक एडमिनिस्ट्रेटर अकाउंट से ही इसे इनेबल किया जा सकता है।
एडमिन कंसोल में मेनू पर क्लिक करें। इसके बाद Apps > Google Workspace > Gmail > User Settings पर जाएं। यूजर सेटिंग में ही Confidential Mode का ऑप्शन मिलता है।
इसे चेक कर दें। इसके बाद Save Changes पर क्लिक करें। अब आपकी ईमेल पर Gmail Confidential Mode एक्टिवेट हो गया है। इसके अलावा और भी कई सेटिंग्स एडमिन अकाउंट से चेंज कर सकते हैं।
Gmail Smart Shortcuts
तेज लाइफस्टाइल और प्रोफेशनल के लिए कीबोर्ड के शॉर्टकट्स बहुत उपयोगी होते हैं। इससे टाइम तो बचता ही है, काम की स्पीड भी बढ़ जाती है। इसे इनेबल करने के लिए सबसे पहले Settings पर क्लिक करें।
All Settings पर क्लिक करें। उसके बाद General की बजाय Advanced ऑप्शन पर जाए। वहां पर Custom Keyboard Shortcuts फीचर डिसेबल होगा। इनेबल पर क्लिक करके एक्टिवेट करें।
अब सेव चेंजेज पर क्लिक करके इनबॉक्स पर आएं। अब आपके जीमेल (Best Gmail Tips and Tricks) में शॉर्टकट्स ऑप्शन इनेबल हो गया है। इसे चेक करने के लिए आप कीबोर्ड से C, E, Shift+U को प्रेस करके अलग अलग ऑप्शन को चेक कर सकते हैं।
Smart Compose Option
Gmail का यह फीचर वाकई लाजवाब है। पिछले साल ही लांच हुआ यह फीचर अभी इंग्लिश, स्पेनिश, फ्रेंच, इटेलियन और पुर्तगाली भाषा को सपोर्ट करता है।
इसमें यूजर की टाइपिंग एक्टिविटी को चेक करके गूगल की तरफ से ऑटोमैटिक सजेशन मिलते रहते हैं। इससे लंबे ईमेल (Gmail Tips and Tricks) को लिखना काफी आसान हो जाता है।
2 Factor Authentication
टेक्नोलॉजी की इस दुनिया में आए दिन साइबर अटैक हो रहे हैं। ऐसे में हैकर्स आपका डेटा चुराने का भी प्रयास करते हैं। लेकिन Gmail की टू फैक्टर ऑटेंथिकेशन से ईमेल के हैक होने का खतरा काफी हद तक कम हो जाता है।
इससे कोई भी यूजर बिना आपकी परमिशन के आपकी ईमेल को एक्सेस नहीं कर सकता। इस प्रोसेस में लॉगिन करने पर आप एक 2FA पेज पर रिडायरेक्ट हो जाते हैं।
वहां पर आपसे एक ऑटेंथिकेशन कोड पूछा जाता है, जो ओरिजिनल यूजर के पास ही रहता है। इसलिए जब तक वो कोड ना बताया जाय, कोई दूसरा आपके ईमेल को एक्सेस नहीं कर सकता।
कैसे करें यूज: 2 फैक्टर ऑटेंथिकेशन को इनेबल करने के लिए Gmail ओपन कीजिए। अब आप प्रोफाइल ऑप्शन पर क्लिक कीजिए। इसके बाद Manage Your Google Account पर क्लिक कीजिए।
यहां आपको कई ऑप्शन दिखेंगे। इसमें से आप Security पर क्लिक कीजिए। यहां थोड़ा Scroll down करने पर आपको 2 स्टेप वेरिफिकेशन, passkey, पासवर्ड जैसे कई ऑप्शन दिखाई देते हैं।
यहां 2 स्टेप वेरिफिकेशन पर क्लिक कीजिए। मोबाइल नंबर एड करके टू फैक्टर को ऑन कर दीजिए। इससे आपकी जीमेल की सिक्योरिटी पहले से बेहतर हो जाएगी।
Use Custom Signature
आप अपने जीमेल अकाउंट के जरिए एक कस्टम सिग्नेचर भी एड कर सकते हैं। साथ ही इसमें कंपनी का लोगो भी एड करने का ऑप्शन है। इसके लिए Settings पर जाएं।
उसके बाद All Settings पर क्लिक करें। जनरल टैब पर नीचे की तरफ My Picture और Signature का ऑप्शन मिलता है। यहां आप अपनी फोटो या कंपनी का लोगो एड कर सकते हैं।
साथ ही सिग्नेचर में अपना नाम या अपनी सिग्नेचर को भी एड किया जा सकता है। इसके बाद सेव चेंजेज पर क्लिक करके वापस बाहर आएं। अब आप किसी को भी ईमेल (Best Gmail Tips and Tricks) सेंड करेंगे तो ईमेल के साथ आपका साइन और फोटो ऑटोमेटिक सेंड हो जाएगा।
आप इसमें अपना मोबाइल नंबर भी एड कर सकते हैं। कॉरपोरेट एंप्लॉई के लिए यह फीचर बहुत काम का होता है। इससे कंपनी की ऑथोरिटी का पता चलता है।
Gmail Offline Mode
अगर आप इंटरनेट कनेक्शन के बिना भी जीमेल का इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो इसका ऑप्शन भी जीमेल (Gmail Tips and Tricks) में मिलता है। अब आप सिर्फ एक सेटिंग को इनेबल करके बिना इंटरनेट के जीमेल से ईमेल सेंड कर सकते हैं।
इसके लिए Gmail को लॉगिन करें। फिर सेटिंग्स ऑप्शन पर जाएं। अब Offline ऑप्शन पर क्लिक करें। इनेबल ऑफलाइन मेल को चेक करें। इसके बाद Save Changes पर क्लिक करें।
अब वापस बाहर आएं। अब आप किसी को ऑफलाइन ईमेल सेंड भी कर सकते हैं और अपनी ईमेल को बिना इंटरनेट के पढ़ भी सकते हैं। यह फीचर उन क्षेत्रों में बेहद कारगर होता है जहाँ इंटरनेट कनेक्टिविटी ना के बराबर है।
इन कुछ महत्वपूर्ण ट्रिक्स के अलावा Gmail में ऐसे बहुत से फीचर मौजूद हैं जो हमारी डेली की प्रोडक्टिविटी को बढ़ाने में काफी मददगार साबित होते हैं।
इन सभी का इस्तेमाल करके हम अपने समय की बचत करने के साथ स्मार्ट तरीके से जीमेल का यूज कर सकते हैं। यदि आपको भी किसी अन्य Gmail ट्रिक के बारे में पता हो तो कमेंट में जरूर बताएं। उपयोगी ट्रिक्स को हम अपनी पोस्ट में शामिल करेंगे।
आपको बता दें कि गूगल समय समय पर अपनी इन सेटिंग्स की जगह को चेंज करता रहता है। इसलिए यदि पोस्ट में बताये गए कोई ऑप्शन आपको ना दिखाई दें तो परेशान ना हो, थोड़ा खोजने पर ये ऑप्शन किसी और नाम से आपको मिल जायेंगे।
इमेज सोर्स: इंटरनेट मीडिया
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ब्लॉगिंग को पैशन की तरह फॉलो करने वाले आशीष की टेक्नोलॉजी, बिज़नेस, लाइफस्टाइल, ट्रैवेल और ट्रेंडिंग पोस्ट लिखने में काफी दिलचस्पी है।
